Não adianta tentar fugir: os documentos fiscais estão presentes no cotidiano de qualquer empreendedor. Desse modo, compreender a aplicação correta desses papeis pode alavancar a sua empresa e otimizar seu planejamento contábil em cada período de fechamento

Dúvidas como qual o modo correto de usá-los, como emiti-los e quais as consequências fiscais são frequentes, e saber a resposta de cada uma delas é fundamental para o bom andamento da empresa.   

Para que você compreenda de uma vez por todas o que são os documentos fiscais, quais as diferenças entre eles e para que serve cada um, preparamos este artigo. Não quer mais cometer erros dessa natureza? Então Confira! 

O que são os documentos fiscais eletrônicos?  

Consiste em  um novo modo de transferir as informações eletronicamente em tempo hábil, on line e on time para os órgãos responsáveisSecretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ), Receita Federal do Brasil (RBF) e Prefeituras.

Portanto, o empreendedor otimiza o seu tempo, pois, os documentos são estruturados em formato XML. Dessa forma, permite que as trocas das informações entre os emissores e destinatários sejam avaliadas em tempo real, com o órgão da fiscalização tributária competente.

Caso você não seja conhecedor dos documentos fiscais, sua empresa pode ser penalizada tributariamente pelas Secretarias de Fazenda Pública. Portanto é interessante sempre estar atento às legislações de cada emissão realizada em seu negócio.   

Quais os documentos fiscais digitais que devo conhecer?  

Independente do seu segmento de atuação, você deve conhecer a diferença entre os documentos fiscais brasileiros. Apenas assim você evitará complicações com os órgãos tributários do país. Os mais comuns são:

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)  

emissão de notas fiscais está associada ao registro de transações comerciais entre qualquer pessoa de natureza jurídica. Sua criação teve o objetivo de substituir o antigo projeto do modelo 1 e 1A, que eram utilizados em todo o país para registrar quaisquer operações comerciais entre as organizações.  

Vendas, devoluções, remessas, baixa em estoque, por exemplo, são comuns no cotidiano de praticamente todo negócio, e todas essas ações demandam a emissão da NF-e. Por meio do documento, é possível ter acesso a dados tributários que impactam diretamente no seu negócio, como os temidos impostos.  

Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)     

Refere-se a um documento fiscal totalmente eletrônico, que é emitido a cada venda para consumidor final, pessoa física ou jurídica não contribuinte de ICMS. O seu modelo foi desenvolvido para substituir o antigo cupom fiscal modelo 2, pois, só era possível realizar a sua emissão por meio de uma impressora fiscal autorizada pela SEFAZ.

Dessa forma, o controle fiscal tornou-se mais fácil, e os consumidores também são beneficiados,pois, possibilita a conferencia do documento fiscal recebido no ato da compra. 

Cupom Fiscal  Eletrônico

Esse documento fiscal é gerado em cada venda efetuada ao consumidor final. Dessa forma, a sua emissão é transmitida, armazenada e gerada por um equipamento chamado SAT (Sistema Autenticador e Transmissor). Contudo, a sua finalidade é similar ao modelo anterior, registrar os dados das compras como, por exemplo: o produto comprado, a data, a hora, e a  forma de pagamento.  

O seu atual modelo está sendo substituído pela NFC-e, algumas empresas não podem mais utilizá-lo.

Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e)  

Outro modelo de nota fiscal existente no formato digital. Contudo, vários municípios ainda utilizam a nota fiscal de serviços manual. 

 Portanto, se a sua emissão for em formato digital ou manual, o objetivo desse documento fiscal é o mesmo, registrar as prestações dos serviços realizados no município.

Toda vez que sua empresa precisar usar esse tipo de documento, lembre-se de que junto à sua emissãonecessariamente, haverá a cobrança de alguns impostos, como, por exemplo: o ISS (Imposto Sobre Serviços), no qual sua alíquota varia de acordo com cada município.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)  

Trata-se de um documento fiscal destinado a registrar as prestações de serviços de cargas em qualquer modalidade de transporte, como rodoviário, aquaviário, dutoviário, aeroviário e ferroviário.  

Quando for preciso emitir o CT-e, é importante que as informações de remetente e destinatário sejam idênticas àquelas informadas na nota fiscal eletrônica. Desse modo, evita-se que a sua carga seja apreendida em um posto fiscal interestadual.  

Manifesto de Conhecimento Eletrônico (MDF-e)  

Esse documento fiscal foi desenvolvido,com o intuito de estar perfilado com a emissão do CT-e e para as empresas que utilizam  seu próprio meio de transporte.

Dessa forma, agiliza a fiscalização exercida pelos postos fiscais interestaduais, pois apresenta informações relevantes como: destino da carga, dados do motorista, dados do veiculo e o peso bruto. 

 A falta desse documento pode gerar um cenário indesejado em que é possível a aplicação de multas e, em casos mais extremos, a apreensão do veículo  

A circulação do MDF-e é considerada obrigatória em algumas UF desde o ano de  2014. Se você deseja  evitar problemas com a Secretaria da Fazenda do Estado (SEFAZ), nunca deixe de emitir esse tipo de documento fiscal. 

Certificação Digital  

A emissão de todos os documentos apresentados só é possível graças à certificação digital. Ela funciona como uma assinatura digitalizada, permitindo que os empreendedores possam emitir os documentos fiscais.   

É importante saber que a certificação digital é formada por dois tipos de modelo A1 e A3. Enquanto o primeiro só possui validade pelo período de 1 ano, o segundo é válido por 3 anos.  

Como a má gestão dos documentos fiscais afeta minha empresa? 

Atualmente as empresas que trabalham com os documentos fiscais devem sempre estar atentas à forma como são operados cada um deles. Realizar processos de maneira incorreta permite ao fisco tomar decisões que podem punir seu negócio.

As penalidades iniciais geralmente começam com informativos. Nesses casos, as Secretarias de Fazenda concedem um prazo para que as empresas que apresentam alguma irregularidade possam ajustar suas pendências. Contudo, existem casos em que ocorre a aplicação de multa.

Conhecer mais sobre os documentos fiscais brasileiros é fundamental para as transações comerciais de qualquer empresa. Dessa forma, é interessante manter-se sempre atento e se adequar às novas exigências para ficar em dia com a Receita Federal e demais órgãos fiscalizadores.

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Kyvya Revoredo

Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.

Entenda as diferenças entre os documentos fiscais brasileiros
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