As certidões negativas de débito são documentos que comprovam a regularidade fiscal de uma empresa com algum órgão tributário ou trabalhista. Quando uma organização é impedida de emitir tal documento, é sinal de que algo está errado e ela precisa procurar o órgão para resolver o problema.

As certidões são utilizadas para diversos fins como: habilitação da empresa em certames licitatórios, contratar com órgãos públicos, abrir contas bancárias, pegar empréstimos, entre outros.

Neste artigo, mostraremos as principais certidões negativas de débito e o que você precisa fazer para emiti-las. Acompanhe!

Certidão de débitos federais

A certidão de regularidade com a Receita Federal é emitida para todas as empresas que estão em dia com o pagamento dos tributos administrados por este órgão, tais como: PIS, COFINS, IRPJ, CSLL, IPI, II, INSS, entre outros.

Além disso, essa certidão também declara que a referida empresa está cumprindo com suas obrigações acessórias até a data de emissão do documento. Assim, caso alguns desses elementos não estejam em dia, poderá ocorrer o bloqueio da certidão de regularidade.

Atualmente, esse documento é chamado de Certidão de Débitos relativos a Créditos Tributários Federais e a Divida Ativa da União. Alguns também a conhecem como Certidão Conjunta.

Isso porque esse mesmo documento comprova a regularidade de todos os tributos federais, inclusive as contribuições para o INSS. Antigamente, existiam duas certidões, uma que servia apenas para verificar os tributos federais e outra para esse último.

Porém, ambas as informações foram unificadas, tornando o processo de consulta e emissão mais simples e rápido. Essa certidão pode ser emitida no site da Receita Federal do Brasil, informando o CNPJ da empresa e digitando os caracteres que são apresentados.

Certidão de regularidade com os tributos estaduais

A certidão de regularidade com os tributos estaduais funciona, basicamente, da mesma forma que a anterior. Entretanto, os impostos e contribuições que são objeto de verificação são aqueles de responsabilidade dos entes federativos, tais como:

  • IPVA;
  • ICMS;
  • ITCMD.

Esse documento, ao contrário do anterior, é emitido pela Secretaria da Fazenda Estadual do local onde a empresa é situada. Portanto, você poderá notar algumas diferenças no layout e formas de emissão, uma vez que cada estado estabelece critérios e formatos diferentes.

Certidão da prefeitura municipal

A certidão municipal é o documento que comprova a regularidade fiscal da empresa perante a prefeitura do município em que está situada ou aqueles em que presta serviços. Assim como a estadual, ela também pode ter layouts e formas de emissões diferentes.

Entretanto, apesar das diferenças observadas em cada município, o documento visa demonstrar que a empresa está em dia com os seguintes tributos:

  • ISS;
  • IPTU;
  • ITBI.

Além de estar com os impostos e obrigações acessórias em dia, alguns municípios costumam bloquear certidões de empresas que estão com alguma pendência cadastral que, em muitos casos, é simples de resolver.

Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)

A Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas é um documento que visa comprovar a regularidade da empresa com os seus tributos e contribuições decorrentes dos vínculos empregatícios que ela mantém.

O principio desse documento é bem simples: quando a empresa está em dia com suas questões trabalhistas, ela será emitida como negativa, comprovando que tudo está certo e que ela não tem questões para resolver.

Essa certidão é emitida no site do Tribunal Superior do Trabalho. Basta que o empregador digite o seu CNPJ e solicite a emissão. O sistema fará uma busca rápida e informará se a empresa terá ou não a certidão negativa emitida.

Certificado de Regularidade com o FGTS (CRF)

O Certificado de Regularidade com o FGTS é um documento fácil de emitir e que, assim como os outros, está à disposição para toda pessoa que tem o número do CNPJ da empresa. Ele é emitido no site da Caixa Econômica Federal.

O objetivo principal desse tipo de certidão é comprovar se a empresa tem algum débito com o Fundo de Garantia, ou seja, se ela deixou de recolher algum valor para ser depositado na conta do funcionário.

Certidões positivas e com efeito de negativas

Além de conhecer as certidões, também é importante lembrar que existem casos em que o documento é emitido contendo a seguinte inscrição: certidão “positiva com efeitos de negativa”.

Isso significa que a empresa tem alguns débitos com o órgão que emite o documento, entretanto, esses valores podem estar parcelados e vêm sendo pagos a cada vencimento. Quando ocorre a quitação do débito, a certidão volta a ser 100% positiva.

Outro fator que pode motivar o aparecimento dessa inscrição é o fato de a empresa estar com alguma obrigação temporariamente suspensa. Ou seja, significa que determinado valor ou demonstração será cobrada em breve.

Quando a empresa não tem parcelamentos, suas obrigações estão suspensas ou em situação de inexigibilidades e existem débitos ou declarações e demonstrativos não enviados, a certidão será positiva. Consequentemente, não será emitida pelo órgão responsável até que a pendência seja sanada.

A contabilidade e a emissão de certidões negativas de débito

Você viu que a emissão de certidões negativas de débito é algo simples de ser realizado, podendo ser feita por qualquer pessoa que esteja de posse de algumas informações básicas da empresa.

Mas, quando a certidão é positiva e não pode ser impressa, como você deve agir? É nesse momento que surge uma figura de extrema importância para a empresa e que está sempre ao lado do empresário, ou seja, o seu contador.

sua contabilidade conhece os canais em que pode obter informações sobre o motivo de uma certidão não ser emitida, podendo enviar essa informação detalhada para a administração da empresa. Assim, ela tomará todas as medidas necessárias para resolver a situação e emitir a certidão.

Com essas dicas, você poderá consultar com facilidade todas as suas certidões negativas de débito ou verificar a regularidade da sua empresa com os órgãos de fiscalização tributária e trabalhista. Em muitos casos, as pendências nas certidões são reflexos de uma gestão empresarial equivocada e falha.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
Certidões negativas de débito: saiba o que são e como conseguí-las
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