Todo processo de emissão de notas fiscais exige um planejamento rigoroso por parte dos gestores financeiros da empresa. São muitas informações, como dados atualizados e completos do emitente e do destinatário, hipóteses de emissão, modelos, séries, CFOP, CST, prazo para trânsito, NCM, CEST, tributação, entre outros. Por isso, a adoção de práticas e rotinas preestabelecidas é fundamental na organização das tarefas contábeis, controle na emissão dos documentos, regularidade das informações lançadas e maior precisão ao conferir emissão de notas fiscais.

Considerando a relevância das práticas de gestão de notas fiscais, preparamos este artigo com algumas dicas de cuidados especiais que você deve tomar no processo de emissão desses documentos fiscais. Essa prática vai evitar a ocorrência de problemas junto ao Fisco, evitando, dessa forma, impactos financeiros e jurídicos relevantes para o seu negócio. 

Acompanhe o artigo e descubra como conferir a emissão de notas fiscais na sua empresa. Invista noplanejamento contábil e garanta o sucesso do seu empreendimento!

Como aprimorar a gestão das notas fiscais?

A emissão e a recepção de notas fiscais faz parte da rotina de qualquer empresa. São esses documentos que registram a venda e a aquisição de produtos ou serviços, trazendo informações imprescindíveis para o gerenciamento do negócio nas mais variadas esferas, como apuração de resultados financeiros, acompanhamento de estoques, controle fiscal e contábil, entre outros.

É por isso que desenvolver um processo eficiente de emissão de notas fiscais é fundamental para melhorar o controle sobre as operações e assegurar o adequado cumprimento das obrigações fiscais. Vale frisar que, na parte tributária, o recolhimento incorreto de impostos ou a inconsistência nas informações prestadas podem gerar passivos elevados para a organização. Isso quer dizer que, em última análise, a gestão das notas fiscais tem potencial para reduzir consideravelmente os riscos e custos fiscais.

Para aprimorar a gestão das notas fiscais, é preciso conhecer conceitos básicos e rever processos de emissão e conferência.    

Os conceitos básicos que você precisa dominar são relativos a:

  • tipos de notas fiscais;
  • classificação fiscal do produto (NCM);
  • tributação dos produtos.

Quanto à emissão e conferência, é possível aprimorar seus processos com as seguintes ações:

  • fazer um planejamento setorial;
  • investir em conhecimento técnico;
  • contratar uma assessoria especializada;
  • dedicar atenção e tempo a cada tarefa;
  • conferir rigorosamente o documento.

Neste artigo, vou explicar cada um desses pontos. Acompanhe.

Quais são os principais tipos de notas fiscais?

O sistema tributário brasileiro tem sofrido uma série de transformações no decorrer da última década. Essas mudanças estão mais relacionadas com a forma de prestação de informações fiscais, que são realizadas cada vez mais por meios eletrônicos, reduzindo custos com emissão, arquivamento e envio de dados.

Uma das mudanças mais significativas quanto à emissão de notas fiscais foi a criação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), ambiente capaz de registrar e validar todas as informações fiscais. O Sped foi lançado em 2007, já tendo a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), como parte de seu projeto.

A partir daquele ano foi iniciado um processo gradual de adesão a esse novo modelo, hoje abrangente e utilizado por empresas de todos os portes. Além disso, os principais tipos de nota fiscais já estão integrados ao sistema eletrônico. Confira!

1. NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital que registra todas as informações fiscais e operacionais de circulação de mercadorias ou prestação de serviços. A emissão e o arquivamento de uma NF-e ocorre em ambiente eletrônico, por meio de um processo de transmissão de informações que segue protocolos de autenticação e segurança. Cabe ao emissor validar a operação com uso de assinatura eletrônica e, ao Fisco, autorizar a emissão do documento.

2. Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)

Os microempreendedores individuais (MEIs) não são obrigados a emitir a NF-e nas vendas feitas para o consumidor pessoa física. No entanto, são obrigados a fazer a emissão de notas fiscais quando o cliente é uma empresa (pessoa jurídica). Nesse caso, existem duas opções: a empresa compradora pode emitir uma nota fiscal de entrada de produtos ou o MEI pode emitir a Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e). 

A NFA-e também é utilizada por pessoas físicas e jurídicas não contribuintes de ICMS que necessitam circular com mercadorias.

A NFA-e é um documento fiscal emitido de forma simples e gratuita diretamente pelo portal dos órgãos fazendários estaduais. Para microempreendedores do Rio de Janeiro, o Sebrae-RJ em parceria com a Secretaria da Fazenda do Estado lançou uma cartilha de orientação sobre como fazer a emissão. 

3. CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

Assim como a NF-e, o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) é um documento digital usado para registrar informações fiscais sobre prestação de serviço de transporte de cargas, independentemente da modalidade, que pode ser rodoviária, aérea, ferroviária, aquaviária ou dutoviária.

4. NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Na esfera municipal, o prestador de serviços é obrigado a emitir a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e), que reúne informações necessárias para a apuração e recolhimento do Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza (ISSQN). 

5. NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor)

A Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica (NFC-e) é um modelo destinado ao consumidor final nas compras de produtos. A emissão da NFC-e substitui o cupom fiscal e nota fiscal do consumidor.

Quais são as vantagens da NF-e?

Como você percebeu, o modelo eletrônico para os documentos fiscais foi inaugurado com o lançamento da NF-e. Isso permitiu que uma série de registros específicos, como o CT-e, viessem na sequência, trazendo vantagens não só para quem emite e recebe a nota fiscal, mas também para os órgãos de controle e fiscalização tributária. Confira todas as vantagens trazidas pela NF-e:

  • diminuição dos custos de impressão e armazenamento dos documentos fiscais; 
  • agilidade nos processos de emissão de notas fiscais;
  • redução de tempo na busca e processamento das informações fiscais;
  • facilidade no planejamento logístico de recepção de mercadorias;
  • rapidez na apuração do faturamento;
  • maior comodidade para o consumidor final;
  • conferência rápida e online para emissor, receptor e Fisco.

O que é Danfe e XML?

A emissão de notas fiscais no novo padrão abandonou a necessidade de papel, mas não a de armazenamento e conferência. É preciso entender que, embora o procedimento seja eletrônico, a NF-e é um documento fiscal e, como tal, precisa seguir padrões que garantam a sua uniformidade.

Por isso, é impossível falar em emissão de notas fiscais eletrônicas sem recorrer a termos como XML e Danfe. Acompanhe os conceitos: 

XML

O XML é o formato do arquivo digital da nota fiscal eletrônica. Nele, constam todas as informações sobre a transação comercial. Vale ressaltar que esse arquivo segue padrões uniformes de escrituração fiscal, tendo como principais informações:

  • modelo, série e número da NF-e;
  • data de emissão, saída e entrada
  • valor total
  • dados do emissor e do destinatário;
  • descrição dos produtos e serviços;
  • registros para fins tributários.

Danfe

O Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) é uma versão simplificada da NF-e. Ele é emitido e impresso, porque seu objetivo é acompanhar a circulação de mercadorias. Ou seja, precisa ser gerado antes do transporte dos produtos. Durante uma entrega, por exemplo, o transportador não pode circular sem o Danfe, podendo ser autuado nesse caso. 

Assim como o arquivo XML, o Danfe segue um padrão e contém as principais informações relativas ao emitente, destinatário, produto e apuração fiscal. Mas um dos pontos mais importantes é que o documento conta com um campo onde é registrada a chave de acesso, que permite consultar os dados da NF-e.

É necessário ter um certificado digital para emitir NF-e?

A emissão de notas fiscais no modelo eletrônico não seria possível sem a adoção de protocolos de segurança e autenticidade. Para validar uma NF-e, portanto, é necessário que o emissor possua um certificado digital.

O emitente precisa ter o certificado digital no padrão Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) para confirmar a sua autenticidade. Na outra ponta, o órgão da administração tributária autoriza a emissão do documento.

Para adquirir o certificado digital é necessário fazer a solicitação junto a uma unidade credenciada pela ICP-Brasil, que pode ser consultada no portal do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

O que é a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM)?

Ao conferir uma nota fiscal eletrônica, um dos aspectos que devem ser analisados com cuidado é a Nomenclatura Comum do Mercosul, chamada de NCM, que serve como identificador da classificação fiscal do produto. É a NCM que determina qual será a tributação que vai incidir sobre o produto descrito na nota fiscal.

A tarefa de identificar qual NCM corresponde a um determinado produto não é tão simples, por isso é crucial estar atento a esse campo sempre que for realizar o preenchimento do documento.

Por meio da NCM, o Fisco pode identificar casos de tributação e a incidência de impostos, como o Imposto de Importação e IPI. Além disso, o Fisco também usa esse código para identificar casos de suspensão ou aplicação de benefícios, como a substituição tributária.

O preenchimento incorreto do NCM pode acarretar o pagamento de impostos indevidos, podendo até mesmo vir a ser caracterizado como hipótese de tentativa de sonegação fiscal, nos casos em que ocorrer o pagamento inferior àquele que deveria ser recolhido.

Nas situações em que o contribuinte pagar um valor acima do necessário, ele terá direito de restituição; entretanto, esse processo é bastante complexo e pode causar dores de cabeça para o empresário.

O que fazer para melhorar a conferência das notas?

Agora que você já está mais familiarizado com os principais conceitos e informações sobre a emissão de notas fiscais, confira quais práticas pode adotar para melhorar a gestão e conferência na sua empresa:

1. Fazer um planejamento setorial

O primeiro passo para garantir a eficiência na conferência da emissão de notas fiscais ocorre bem antes da existência do documento propriamente dito.

Tudo começa na etapa do planejamento. Esse é o momento em que o gestor define quais serão as práticas e rotinas adotadas no âmbito do setor responsável pela emissão de notas fiscais e demais documentos contábeis.

É essencial ter regras preestabelecidas a respeito das rotinas de emissão e conferência de notas fiscais. Isso permite que os colaboradores envolvidos estejam preparados para atender aos requisitos definidos pelo gestor.

Dessa forma, o planejamento setorial garante que os profissionais conheçam as práticas e saibam da sua importância e relevância para a regularidade de suas atividades. Isso garantirá que os funcionários envolvidos adotem a conferência como uma prática rotineira, tão comum quanto a emissão da nota fiscal propriamente dita.

2. Investir em conhecimento técnico 

Outro fator importante para garantir a segurança e precisão das informações relacionadas às notas fiscais emitidas pela sua empresa está vinculado ao conhecimento técnico dos profissionais responsáveis pela emissão do documento.

Isso significa que a sua equipe deve ser composta por colaboradores familiarizados com a emissão e preenchimento de notas fiscais. Além disso, eles devem ter conhecimento sobre legislação contábil, tributos, obrigações fiscais e as penalidades aplicáveis em caso de recolhimento incorreto de tributos ou inexatidão das informações prestadas ao Fisco.

Por isso, é importante investir no constante treinamento e aperfeiçoamento dos colaboradores responsáveis pelo setor fiscal e contábil da sua empresa.

3. Contratar uma assessoria especializada

Outro fator de alto impacto relacionado à segurança na emissão de notas fiscais é a importância de contar com um apoio técnico especializado. Muitas empresas não possuem contador atuando diretamente nas dependências do empreendimento, entretanto precisam desses profissionais para garantir a regularidade de suas atividades.

Por isso, verifique a viabilidade de contratar uma assessoria terceirizada e que tenha disponibilidade de sanar dúvidas sobre o preenchimento de notas fiscais sempre que for necessário.

Além disso, o apoio desses profissionais garante que você tenha acesso a qualquer informação técnica aprofundada e que auxilie no regular andamento dos processos contábeis e fiscais da sua empresa.

4. Dedicar atenção e tempo a cada tarefa

Outra regra de ouro na conferência e emissão de notas fiscais está relacionada ao tempo investido em cada tarefa.

O empresário deve estar ciente da importância de o colaborador dedicar um tempo extra no momento do preenchimento e conferência dos dados, em vez de realizar um trabalho rápido e desatento. A falta de tempo é um dos principais motivos que acarretam problemas no preenchimento de informações incorretas em notas fiscais.

Nesse sentido, a organização interna do setor é fundamental para a prática das rotinas contábeis. A gestão do tempo deve ser avaliada de acordo com a importância e o impacto das atividades para o resultado final dentro da corporação.

5. Conferir rigorosamente o documento

Além de conferir a emissão do documento fiscal, é fundamental que a empresa tenha ciência da importância da conferência do recebimento de notas fiscais. Além de avaliar o cumprimento de todos os requisitos legais e de campos obrigatórios, é importante avaliar se a tributação está correta.

Agora que você sabe mais sobre a emissão de notas fiscais, acompanhe nossas publicações nas redes sociais e aprofunde seus conhecimentos sobre gestão de negócios.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
Cuidados para tomar no momento de conferir a emissão de notas fiscais
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