A escrituração de notas fiscais é uma das obrigações contábeis mais importantes do empresário. Por meio dela são repassadas ao fisco todas as informações relacionadas à movimentação financeira do negócio. 

A obrigação de proceder com a escrituração é de todas as empresas, independentemente do seu porte ou enquadramento fiscal. Além disso, o descumprimento destas obrigações pode acarretar sérios problemas junto aos órgãos responsáveis pelo recolhimento de tributos e fiscalização.

Neste artigo, a Contábil Rio apresenta os três principais tipos de escrituração, comentando as especificidades de cada um e como é importante ficar atento para evitar problemas com o Fisco. Confira!

Escrituração de notas fiscais de entrada

As notas fiscais de entrada são emitidas para registrar a entrada de um produto ou serviço na empresa. Sua função é de garantir a legalidade do transporte da mercadoria em situações como: devolução de uma venda, devolução de um produto enviado para evento ou exposição e que retorna à empresa de origem, entrada de mercadoria importada diretamente do exterior e em casos de arrematação de bens em leilão.

Desta forma, a empresa é obrigada a realizar o registro de todas as movimentações econômico-financeiras que ocorrem no âmbito de suas obrigações, providenciando a emissão dos documentos fiscais compatíveis com o mesmo. Isso inclui a entrada de mercadorias dentro da empresa.

A escrituração das notas fiscais de entrada é feita no Livro de Registro de Entradas e é destinada exclusivamente às entradas de mercadorias, bens e serviços.

As operações devem ser registradas individual e cronologicamente, respeitando as datas de ingresso da mercadoria no estabelecimento, ou ainda, data de aquisição ou de ocorrência do desembaraço aduaneiro.

Entenda de que forma deve ser feita a anotação e registro das informações:

  • “Data de Entrada”: informar a data da entrada do produto no estabelecimento, ou, data da aquisição ou da realização do desembaraço aduaneiro;
  • “Documento Fiscal”: informar dados importantes sobre o documento fiscal, como série, espécie, número, data, nome do emitente, CNPJ e Inscrição Estadual.
  • “Procedência”: localização do estabelecimento emitente.
  • “Valor Contábil”: valor total da nota fiscal.
  • “Codificação – Código Contábil”: código que o contribuinte utiliza no seu plano de contas.
  • “Codificação – Código Fiscal”: código previsto no Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços – CFOP.
  • “Valores Fiscais – Base da cálculo” (operação com crédito de imposto): valor sobre o qual incide o imposto;
  • “Valores Fiscais – Imposto Creditado”(operação com crédito de imposto): ICMS/IPI
  • “Valores Fiscais – Isenta/Não tributada”: valor total da operação, cuja saída do estabelecimento remetente tenha o benefício de isenção de imposto, imunidade ou não incidência. 
  • “Valores Fiscais – Outras”: valor da operação quando se tratar de entrada de produto que não confira crédito de imposto ao estabelecimento de destino.
  • “Observações”: local destinado para anotações diversas.

A escrituração de notas fiscais de entrada deve seguir as regras legais, sendo importante que o empresário tome cuidado no preenchimento dos dados, evitando o envio de informações incorretas, ou ainda, supressão de algum dado importante. 

A escrituração deve ser encerrada no último dia de cada período de apuração do imposto, devendo o empresário/contribuinte arquivar as notas na mesma ordem em que foi feita a sua escrituração.

Escrituração de notas fiscais de saída

As notas fiscais de saída são emitidas quando o cliente adquire um determinado produto ou serviço. As regras para emissão variam caso a caso. No caso de comercialização de produtos, por exemplo, é necessária a emissão prévia do documento fiscal, já que as mercadorias não podem circular sem suas respectivas notas. 

Na nota fiscal de saída devem constar os dados completos de quem vai receber a mercadoria ou serviço, identificando o objeto da negociação, valores, impostos incidentes, indicação do NCM, informações de entrega, condições e valores de frete e classificação fiscal.

Esses documentos fiscais devem ser lançados no livro de registro de compras ou vendas e a sua escrituração é muito semelhante a das notas fiscais de entrada. Neste caso, o registro deve ser feito da seguinte forma:

  • “Documento Fiscal”: devem ser informados dados de espécie, série, números inicial e final e data dos documentos fiscais de saída emitidos;
  • “Valor Contábil”: valor total da nota fiscal.
  • “Codificação — Código Contábil”: código que o contribuinte utiliza no seu plano de contas.
  • “Codificação — Código Fiscal”: código previsto no Código Fiscal de Operações e de Prestações das Entradas de Mercadorias e Bens e da Aquisição de Serviços – CFOP.
  • “Valores Fiscais — Base da cálculo” (operação com crédito de imposto): valor sobre o qual incide o imposto;
  • “Valores Fiscais – Imposto Debitado”: montante do imposto.
  • “Valores Fiscais – Isenta/Não tributada”: valor total da operação, cuja saída do estabelecimento se beneficie de isenção de imposto, imunidade ou não incidência. 
  • “Valores Fiscais — Outras”: valor da operação quando se tratar de saída de produto que não confira débito de imposto ao próprio estabelecimento;
  • “Observações”: local destinado para anotações diversas.

A escrituração de notas fiscais de saída deve ser encerrada no último dia de cada período de apuração do imposto. Neste caso, também é importante que o empresário arquive as notas na mesma ordem em que foi feita a escrituração.

Escrituração de notas fiscais de serviços

Devido ao advento das notas fiscais de serviços eletrônicas adotado pela maioria dos municípios, a obrigatoriedade da escrituração das saídas de serviços foi extinta, porém há a obrigatoriedade da declaração das notas fiscais de serviços tomados de fora do município e do ISS retido. 

Isso demonstra a importância de contar com a assessoria de profissionais especializados, que possam oferecer todas orientações sobre a legislação aplicável a sua empresa e como se adequar às normas legais, evitando ter qualquer tipo de problema com o fisco.

Erros de escrituração

Ao fazer a escrituração das notas fiscais é importante estar atento e evitar erros no preenchimento das informação. Além disso, a escrituração nos livros contábeis não pode ter intervalos em branco, entrelinhas, rasuras ou emendas.

Todavia, caso ocorra algum erro, a forma de resolvê-los é informando a sua ocorrência. Para isso, os mesmos devem ser declarados na escrituração mediante retificação por estorno, lançamento complementar, lançamento retificativos, lançamento de transferência ou ressalva.

Em caso de dúvidas ou erros da escrituração é imprescindível conversar com o seu contador para avaliar qual é a melhor medida a ser tomada.

Consequências da não escrituração

A não escrituração das notas fiscais pode acarretar problemas sérios para a empresa. Além de sofrer sanções que impactam no bolso, como a necessidade do pagamento de multa pesadas, o empresário pode sofrer processos administrativos junto aos órgãos fiscalizadores.

Para evitar qualquer tipo de problema junto ao Fisco, esteja atento às regras e obrigações atreladas a sua empresa e realize o cumprimento de todas elas. Busque a assessoria de profissionais qualificados que possam orientar a respeito de suas obrigações fiscais e do cumprimento de regras e prazos de acordo com as características da sua empresa.

Manter a legalidade das atividades e o cumprimento da legislação contábil é imprescindível para o crescimento salutar da empresa. Por isso, esteja atento à legislação e conte com uma equipe de profissionais qualificados, que possa oferecer as melhores soluções contábeis para o seu negócio.

Agora que você já sabe a importância e o impacto da escrituração de notas fiscais na rotina da sua empresa, aprofunde seu conhecimento com a leitura do artigo sobre terceirização da contabilidade empresarial.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
Saiba mais sobre escrituração de notas fiscais e quais tipos existem
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