Um dos requisitos para ter sucesso nos negócios é possuir uma gestão de folha de pagamento adequada, cumprindo prontamente as etapas definidas no seu planejamento. 

Não existe uma regra ou modelo específico para elaborar a folha de pagamento. Fica a critério da empresa adotar os métodos que melhor atendam seus interesses e suas necessidades – lembrando apenas que existem dados obrigatórios que não podem ser esquecidos.

Conforme o empreendimento cresce, o processamento dos valores pagos com a remuneração dos seus colaboradores torna-se mais dificultoso. Decisões empresariais tomadas por meio de informações confiáveis garantem mais capacidade para minimizar, solucionar problemas ou preveni-los.

Pensando nisso, selecionamos algumas dicas que vão te auxiliar na elaboração da folha de pagamento da sua empresa. Acompanhe:

1. Contrate bons profissionais para o serviço

O setor de RH e o departamento financeiro são as seções responsáveis pela folha de pagamento de uma empresa.

Além de cuidar das finanças do empreendimento, a folha é mais uma forma de comprovar o vínculo entre colaborador e organização, registrando uma avaliação das funções desempenhadas, por exemplo.

A elaboração da folha de pagamento é um ato obrigatório, previsto no art. 225 do Decreto 3.048, de 1999. Logo, para evitar falhas graves, contrate profissionais capacitados para cuidarem desse assunto.

2. Atente-se aos horários

A montagem correta da folha de pagamentos relaciona-se com a quantidade de horas trabalhadas pelos colaboradores.

Tais números não servem somente para o cálculo de seus respectivos salários, mas também para uma ocasional contabilização de horas extras, adicionais e férias, por exemplo.

Empresas com mais de 10 funcionários são obrigadas por lei a registrar o ponto, o que pode ser feito por meio de registros manuais ou eletrônicos (com o uso do ponto eletrônico ou livro de ponto).

Independentemente da modalidade de registro escolhida, a assinatura do colaborador é obrigatória. Desse modo, se você optou pela marcação eletrônica, ele deverá assinar o espelho de ponto ao final de cada mês.

É importante ressaltar que é obrigatório utilizar um sistema que imprima um comprovante para cada funcionário.

Vale mencionar também que os sistemas de pontos atuais são extremamente funcionais, eles fazem cálculos e emitem relatórios completos das jornadas de trabalho, como:

  • horas trabalhadas;

  • horas extras;

  • atrasos;

  • faltas;

  • saídas antecipadas;

  • descanso semanal remunerado;

  • adicional noturno.

3. Padronize a estrutura de cargos e salários

Identificar as atividades necessárias na empresa e a hierarquia de cargos dentro das equipes é fundamental para conhecer sua capacidade de contratação.

Por exemplo: ao saber quantos são os gerentes que a operação suporta e quais os adicionais/benefícios definidos em suas respectivas remunerações, o gestor financeiro pode definir com o setor de RH quando será possível realizar uma promoção e/ou efetuar novas contratações.

Com a estrutura de cargos e salários padronizada, aumenta a chance de criar planos de carreira dentro da organização e, consequentemente, motivar a equipe.

4. Destine uma conta exclusiva para os pagamentos

Uma medida importante é dispor de uma conta bancária exclusiva para o pagamento dos salários de seus funcionários.

Esse recurso possui duas vantagens pontuais: a separação dos gastos salariais de outras contas e a praticidade que a conta específica oferece caso seja solicitada uma comprovação de dados durante uma fiscalização, por exemplo.

5. Observe tudo que influencia o pagamento das remunerações

Se você pensa que somente as novas contratações podem influenciar na gestão de folha de pagamento de uma empresa, está enganado.

Existem outros cômputos que impactam no cálculo final, como os adicionais, as rescisões de contrato (demissão), as gratificações, os descontos de teor trabalhista e previdenciário etc.

É muito importante que os setores responsáveis por esse expediente conciliem tudo isso ao plano de finanças da empresa.

Alguns fatores, como a separação da receita para cobrir o 13° salário dos funcionários, precisa ser feita desde o início do ano.

6. Estabeleça uma política de entrega de holerites

O holerite é a comprovação final do salário do trabalhador, incluindo todos os descontos aplicáveis, como planos de saúde, impostos e contribuições diversas.

É um documento importante para o colaborador, pois serve para o cálculo do imposto de renda ou tomada de crédito. Se a empresa não entregá-lo, poderá ser multada.

Assim, estabelecer uma rotina de prazos é essencial tanto para os setores envolvidos (Recursos Humanos e Financeiro) poderem se programar , quanto para os funcionários ficarem despreocupados em relação ao recebimento.

7. Analise os funcionários

Por meio das folhas de pagamentos, é possível fazer uma análise do desempenho dos funcionários.

Para esse fim, utilize uma lista de critérios que inclua dados relevantes, como competência e a assiduidade, diretamente relacionadas à performance indicada pelos descontos ou pelas bonificações concedidas, por exemplo.

Também é preciso fazer uma comparação do holerite com outros registros da empresa, com o intuito de saber se um determinado colaborador está dando retorno em suas funções.

Com isso, pode-se criar um programa de remanejamento para mantê-lo em seu cargo ou oferecer alguma promoção.

8. Trate bem seus colaboradores

Saiba que, quanto melhor você gerir sua folha de pagamento, melhor fica a relação com sua equipe – e isso reflete no aumento de produtividade!

Com uma convivência mais agradável, esse processo fica mais prático. Por isso, é fundamental tratá-los como seus parceiros, afinal pessoas que trabalham felizes são mais eficientes e atingem metas com facilidade.

9. Faça backup de todos os documentos 

É obrigação legal do empregador registrar e armazenar os documentos dos funcionários que podem ser requisitados a qualquer momento, seja pelos próprios, seja pelos fiscais.

Há papéis e registros que precisam ser arquivados de forma física (impressa) por até 30 anos, como os referentes ao FGTS.

Dessa maneira, é essencial contratar um contador de confiança que possa orientar e apoiar a gestão desses títulos para que a companhia e seus contratados permaneçam amparados pela lei.

Seguindo as dicas que demos no post de hoje, ficará muito mais fácil elaborar uma boa gestão de folha de pagamento de seu negócio. Basta correr atrás de melhorias constantemente para obter sucesso nesse processo.

Gostou do nosso post de hoje? Então que tal aproveitar essa leitura para conhecer 9 dicas de gestão financeira para pequenas empresas?

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
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