De acordo com pesquisas realizadas pelo SEBRAE, uma a cada quatro empresas criadas no Brasil acaba fechando as portas antes de completar dois anos de existência. É claro que muitas empresas que engrossam essa estatística padecem de vícios graves e insanáveis, como produtos que não têm nenhum apelo no mercado, por exemplo.

Surpreende, no entanto, o número de boas ideias, empreendedores esforçados e trabalhadores que acabam sucumbindo por dificuldades em arrumar suas finanças. Por isso, dedicamos o artigo de hoje a apresentar 9 dicas essenciais para que você, pequeno empreendedor, não caia nessa armadilha. Confira a seguir!

1. Não misturar as contas pessoais com as da empresa

Pode parecer um conselho um tanto quanto óbvio, não é mesmo? A dificuldade maior aqui, no entanto, é de ordem prática, isso é: resistir à tentação, no dia a dia de usar dinheiro da empresa para arcar com gastos pessoais e vice e versa. Isso pode parecer mais prático na hora, mas no longo prazo traz todo tipo de complicação.

Misturar a contabilidade pessoal com a da empresa pode gerar imensas dificuldades no futuro em termos de prestar conta para os sócios, apresentar relatórios para potenciais investidores, candidatar-se para uma linha de crédito bancário e, por fim, dificuldades no momento de interpretar as informações contábeis da empresa para administrá-la.

A dica, portanto, é criar uma conta corrente separada para a empresa, utilizada única e exclusivamente para movimentar as finanças da empresa. O mesmo vale para o cartão de crédito corporativo.

2. Tenha a tecnologia como aliada

Utilizar um software de gestão personalizado que atenda as necessidades da empresa é praticamente um imperativo no mundo corporativo moderno. Um bom sistema de gestão proporciona, entre muitas outras, duas grandes vantagens: automação e integração de processos internos da empresa.

A automação faz com que muitas tarefas repetitivas e burocráticas, como a realização de cálculos e o lançamento de informações no sistema, sejam realizados automaticamente. A integração de processos, por sua vez, elimina retrabalho e aumenta a coerência entre processos correlatos. O processo de venda, por exemplo, já deve engatilhar automaticamente a emissão de nota fiscal e impactar no controle de estoque.

Além de ter mais tempo para administrar a empresa, o gestor também ganha em qualidade. Um software de gestão permite que ele possa acompanhar a movimentação financeira da empresa em tempo real, onde quer que esteja, tendo acesso de forma rápida e fácil a informações importantes para embasar duas decisões. Alguns sistemas permitem, ainda, que o gestor gere automaticamente relatórios de gestão bastante intuitivos, com detalhamentos e gráficos.

3. Acompanhe de perto o fluxo de caixa

Se há uma ferramenta de gestão financeira que o empresário deve sempre ficar de olho, mesmo que esteja sem tempo, é o fluxo de caixa! É muito importante que o gestor implemente uma cultura no sentido de manter os registros do fluxo de caixa sempre atualizados.

4. Saiba diferenciar custos e despesas

Antes de qualquer outra coisa, é importante sabermos bem a diferença entre custos e despesas. Ambos são espécies do gênero “gastos” e, por isso, guardam grandes semelhanças entre si, mas não são expressões sinônimas.

Custo é tudo aquilo que está ligado diretamente à produção ou comercialização dos produtos ou serviços fornecidos pela empresa. As despesas, por sua vez, são gastos ligados à administração da empresa.

Uma forma fácil de separar os custos e as despesas é levantar o seguinte questionamento: “se a empresa aumentar seu volume de vendas esse gasto também aumentará?” Se a resposta for positiva, estaremos diante de um custo. Se for negativa saberemos que estamos falando de uma despesa.

Outra dica importante dentro desse tópico é ter uma atenção especial com os pequenos custos, pois é justamente aí que a maior parte dos empreendedores acaba pecando. Muitas vezes a ruína financeira de uma empresa vem de forma silenciosa, sem fazer muito alarde e é aí que reside o perigo.

5. Dê preferência a documentos fiscais eletrônicos

Sempre que possível, recomenda-se que o empreendedor escolha gerar documentos eletrônicos em detrimento dos documentos físicos. Isso é possível porque estamos vivenciando uma verdadeira revolução em que os documentos de existência unicamente digital estão ganhando validade jurídica e se equiparando aos documentos físicos. É o que acontece, por exemplo, com as notas fiscais.

A grande vantagem em gerir documentos eletrônicos é a facilidade de organizá-los e acessá-los sempre que necessário e também o fato de que gera uma economia grande para a empresa. Menos documentos físicos significa uma menor necessidade de espaço, o que pode ser crucial especialmente em grandes cidades cujo metro quadrado não para de subir.

6. Use e abuse de pagamentos e faturas eletrônicas

Pelos mesmos motivos já expostos no tópico anterior, o empresário deve dar preferência, na medida do possível, por faturas e pagamentos eletrônicos. Isso pode reduzir significativamente a demanda da empresa por profissionais responsáveis por realizar os pagamentos.

7. Tenha um contador de confiança

Muitos pequenos empresários deixam de procurar a ajuda de um profissional por medo de ter de gastar muito com isso. A realidade, no entanto, é que existem serviços disponíveis no mercado que foram pensados para caber no bolso do pequeno empresário.

Ademais, observamos na prática que, mais dia menos dia, a presença do contador acaba se fazendo necessária, mas em alguns casos já é tarde demais. Assim, não espere ter problemas com o fisco, com a lei ou com o caixa da empresa para buscar um especialista de confiança.

8. Não confunda superávit com lucro

Já tivemos a oportunidade de destacar a importância de ficar sempre de olho no fluxo de caixa da empresa. No entanto, uma leitura apressada dos números pode nos levar a tirar conclusões equivocadas sobre o desempenho financeiro da empresa.

Nem todo dinheiro que “sobra” no caixa da sua empresa é lucro!

9. Evite contrair dívidas

A mesma dica que, desde a infância, ouvimos de nossos pais e avós também se aplica à gestão financeira das pequenas empresas. A sabedoria popular, nesse caso, está ancorada no fato de que pagamos uma das maiores taxas de juros do mundo.

Assim, o melhor a ser feito é, em regra, não recorrer às linhas de crédito bancário disponíveis no mercado. Isso não quer dizer que a empresa nunca vá pegar um empréstimo, mas recomenda-se que isso só ocorra quando o gestor estiver amparado pela opinião favorável de um especialista ou, então, quando estiver se valendo de linhas de crédito especiais oferecidas por bancos públicos, como o BNDES, com a intenção de fomentar os pequenos negócios.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
9 dicas de gestão financeira para pequenas empresas
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