Organizar documentos é um desafio para muitos empreendedores, gestores e administradores de empresas e escritórios. E acredite: guardar papéis nem sempre é uma tarefa tão simples quanto parece. Principalmente se levarmos em consideração os critérios de segurança e cuidados extras exigidos nos casos de manuseio de documentos que devem ser mantidos em arquivo por muito tempo.

Neste artigo, vamos mostrar como você pode criar e gerenciar um arquivo em seu negócio, utilizando a tecnologia a seu favor. Confira!

A importância de organizar documentos

Documentos contam a história de uma empresa e subsidiam a gestão diária dos negócios. Não dá para pensar em uma organização empresarial sem os seus dados, informações e atos e tudo isso é registrado em papéis e outros meios digitais que compõem os arquivos da empresa.

Eles carregam os dados de constituição do negócio, as alterações de estrutura, dados de funcionários ativos ou que passaram pela empresa, compras e vendas realizadas, acordos e contratos firmados. Enfim, uma infinidade de registros importantes.

Portanto, é de extrema importância que arquivos importantes sejam mantidos sob a mais absoluta proteção. A perda de um documento pode implicar em problemas sérios para a empresa, envolvendo questões que afetam a parte administrativa ou jurídica.

A organização dos arquivos de um negócio

Agora que você já sabe a importância de organizar documentos, vamos mostrar algumas dicas para transformar o seu arquivo físico em um protegido e acessível ambiente de guarda de papéis. Confira!

Escolha o espaço adequado

O espaço é um dos pontos principais da organização de documentos. Além de ser fisicamente capaz de armazenar muitos armários, também é de extrema importância que ele seja seguro, arejado e adequadamente iluminado.

Um aspecto que demanda extrema atenção é a segurança. De nada adianta ter um espaço físico amplo, bem limpo e organizado, mas que seja de fácil acesso para qualquer pessoa, colocando em risco os papéis armazenados. Além disso, é preciso cuidar para que esse espaço seja protegido de altas temperaturas e, principalmente, da umidade (condições que podem deteriorar os documentos, além de colocar em risco os colaboradores).

Organize os papéis em pastas e caixas

Além do espaço físico, é importante que os papéis sejam cuidadosamente dispostos em pastas e caixas. Esses recursos devem ser adequados ao tamanho e tipo do papel que se deseja arquivar, o que evitará que os documentos sejam amassados ou fiquem disformes a ponto de dificultar o manuseio e legibilidade das informações.

No caso de papéis com tamanho menor que o padrão, você pode colocá-los entre capas de papelão, por exemplo. Dessa forma, todos ficarão com um mesmo padrão de tamanho, variando apenas na espessura.

Faça limpeza e dedetização com frequência

Manter um ambiente limpo e livre de insetos, roedores e animais peçonhentos também é de extrema importância. Até mesmo espécies microscópicas podem deteriorar alguns papéis e prejudicar a qualidade do trabalho desenvolvido, além de comprometer a integridade dos seus colaboradores.

Afinal, eles acessam o arquivo físico com frequência e ninguém quer ser surpreendido ao encontrar um ambiente empoeirado, abafado e repleto de animais indesejáveis.

Crie códigos de identificação

Por fim, para organizar melhor todos os tipos de papéis, é necessário criar códigos de identificação, baseados principalmente nos métodos disponibilizados pela biblioteconomia.

Você pode, por exemplo, identificar cada uma das pastas dentro das caixas e registrar os códigos em um relatório.

Depois, será necessário codificar também as caixas e, se possível, informar o tipo de documento acomodado em cada uma delas. Dessa forma, quando for necessário localizar algum documento específico, basta consultar esse banco de dados base e se dirigir diretamente à caixa e pasta em que está armazenado.

Sem essa organização, você e sua equipe certamente perderão tempo precioso procurando documentos em montanhas de papéis ou mesmo em inúmeras caixas e pastas.

Digitalize documentos importantes sempre que possível

A digitalização de documentos veio para revolucionar a forma como as empresas guardam seus papéis. Além de reduzir o tamanho do arquivo físico, os documentos digitais também facilitam muito a acessibilidade e localização de um documento armazenado, dispensando a necessidade de os colaboradores saírem dos seus postos de trabalho.

Algumas empresas oferecem a opção de armazenamento na nuvem. Dessa forma, é possível acessar os documentos por meio de um login e senha, de qualquer lugar que disponha de acesso à internet. Entretanto, apesar de atualmente existirem centenas de documentos que só existem em meio digital e dispensam a necessidade de impressão e arquivamento físico, há outros que precisam ser mantidos na forma material.

A seguir, mostraremos os principais documentos que se enquadram nesse perfil, bem como, o tempo que eles devem permanecer arquivados em sua empresa.

Os documentos e o seu tempo de armazenamento

Como já mencionamos neste post, existem alguns documentos que devem ser guardados fisicamente e por  um determinado período de tempo. Conheça os principais e descubra quanto tempo de armazenagem a Lei exige para cada um.

Nessa lista, os documentos trabalhistas, sobretudo os gerados pelo departamento pessoal ou RH, demandam atenção especial. Confira a lista abaixo:

  • comprovante de depósito do FGTS – 30 anos;

  • Guia de Recolhimento da Previdência Social (GPS) – 5 anos, exceto na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o INSS poderá a qualquer tempo apurar e constituir seus créditos;;

  • comprovante de transmissão da GFIP – 30 anos;

  • informações da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) – 5 anos;

  • recibos de pagamento de férias e salários – 5 anos durante o emprego, até 2 anos após rescisão, vide GPS.

Também é essencial cuidar da armazenagem de documentos fiscais, conforme apontado a seguir:

  • notas fiscais eletrônicas (NF-e) recebidas ou emitidas – 05 anos;

  • arquivos XML de NF-e – 05 anos;

  • livros fiscais – 05 anos;

Como você pode perceber, alguns documentos, principalmente os trabalhistas e fiscais, demandam longos períodos de tempo de armazenamento, exigindo portanto a aplicação das técnicas e cuidados que mencionamos ao longo deste texto.

Com todas essas dicas para organizar documentos, você terá um arquivo mais eficiente e, principalmente, seguro. Dessa forma, será possível manter o histórico de movimentações e acontecimentos de sua empresa livre de circunstâncias que podem colocar em risco esses papéis.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
Descubra agora como organizar documentos na sua empresa!
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