Para tomar boas decisões e atingir os resultados esperados, as pequenas empresas devem se apoiar em dados confiáveis. A melhor forma de obter o conhecimento necessário é por meio dos relatórios gerenciais.

Esses documentos organizam e estruturam informações cruciais para a gestão empresarial e trazem maior visibilidade para o negócio. Com o seu uso consistente, há um aumento no controle do empreendimento e a conquista de um desempenho diferenciado.

Como é fundamental utilizar os tipos corretos para cada função, veja quais são os principais relatórios gerenciais para pequenas empresas e entenda como cada um funciona.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é uma das ferramentas mais cruciais para o sucesso de um negócio. As pequenas empresas, principalmente, devem recorrer a essa possibilidade por causa do nível de visibilidade e de preparação para as necessidades do empreendimento.

O relatório apresenta todas as movimentações financeiras do negócio em um período de tempo. Uma avaliação mensal de fluxo de caixa demonstra quais foram as entradas e as saídas de dinheiro na empresa. A partir dele, a gestão consegue identificar padrões e perceber quando a necessidade de caixa é maior, por exemplo.

Outra forma de utilizar a ferramenta é com a versão planejada. Nesse caso, também entram as contas a pagar e a receber. Embora elas ainda não tenham acontecido, o planejamento permite compreender quais serão as prováveis necessidades. A partir da avaliação, se torna viável identificar e se preparar para as principais exigências quanto aos recursos do empreendimento.

Financeiro

Cuidar das finanças de uma pequena empresa é determinante para o sucesso. É somente com o controle dos valores que o negócio tem a certeza que poderá se manter no mercado e obter bons níveis de lucratividade, por exemplo.

Os relatórios gerenciais financeiros, portanto, são fundamentais. Eles oferecem uma visão completa do setor e ajudam a identificar desperdícios, oportunidades e abordagens adequadas.

Além do próprio fluxo de caixa, dá para recorrer a outros elementos, como o Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), que já se trata de um relatório contábil. Nesse caso, há uma avaliação vertical com todos os descontos em relação ao faturamento, como os custos fixos e variáveis e a tributação. Ao final, a gestão consegue avaliar se o empreendimento tem dado lucro ou prejuízo.

Também há como utilizar o balanço patrimonial, em que há a verificação de todos os ativos da empresa — como o maquinário, por exemplo. Com essas informações, é mais fácil tomar boas decisões.

Contábil

Já os relatórios contábeis trazem uma visão completa do patrimônio da empresa, disponibilidades, dívidas e outros. Por meio da posição das contas de tributos a pagar, por exemplo, o estabelecimento consegue definir se tem cumprido com as suas obrigações com o fisco.

É possível utilizar a DRE para ter melhor visibilidade sobre as receitas e despesas, também, é um jeito de identificar se há algum pagamento que compromete a saúde financeira ou se é preciso recorrer a um novo planejamento tributário. Com o uso dessa ferramenta, portanto, há máxima segurança para que o empreendimento não apresente prejuízo.

Como são questões relacionadas, muitas vezes o relatório contábil é unido ao financeiro, como o fluxo de caixa evitando que a empresa não honre seus compromissos financeiros. 

Produtividade

Ter uma equipe produtiva faz com que a pequena empresa consiga se desenvolver e se destacar das demais. Para tanto, é fundamental compreender quais são os níveis de desempenho nos vários setores.

Um relatório gerencial de produtividade traz uma visualização fácil de qual é a performance atingida em várias áreas. Na parte de produção, por exemplo, é viável conhecer como é a atuação das equipes e da empresa, em geral.

Um documento do tipo também ajuda a identificar quais são os colaboradores mais produtivos e onde estão os principais gargalos de desempenho. Com a avaliação dos pontos-chave, é possível tomar medidas que aumentem a produtividade nas áreas críticas para o sucesso do empreendimento.

Vendas

Para que a pequena empresa se destaque e se mantenha no mercado é essencial ter bons números de conversões. Afinal, essa é a principal fonte de receita para o estabelecimento. A melhor forma de ajustar os resultados e garantir a máxima eficiência se dá com a avaliação.

Os relatórios de vendas reúnem, principalmente, os dados de desempenho ao longo do período analisado. No mês, por exemplo, há a compreensão se as metas foram atingidas, qual foi o faturamento consolidado e quais são os melhores vendedores.

Tais relatórios gerenciais ainda trazem outras informações relevantes, como o ticket médio por cliente, a lucratividade obtida e o número de oportunidades geradas. Com esses dados, a gestão é capaz de planejar melhorias para conquistar valores diferenciados.

Curva ABC

Quando se fala em vendas, inclusive, a regra do 80/20 é crucial para as pequenas empresas. Basicamente, ela diz que 80% dos resultados vêm de 20% dos esforços do empreendimento. Então, é fundamental descobrir quem são os principais clientes e produtos vendidos.

A partir do relatório de curva ABC há um entendimento sobre quais são os elementos com maior impacto no negócio. Versátil, a ferramenta pode ser usada de diversas maneiras. Ao usá-lo no estoque, dá para saber quais são os produtos com maior giro. Nas vendas, é possível verificar quem são os consumidores mais importantes ou quais são os itens mais procurados.

Ao entender quais são os fatores cruciais para o sucesso e que têm maior impacto, a gestão pode priorizar e direcionar esforços. Ao reconhecer que um grupo de clientes responde por 30% das vendas, por exemplo, a pequena empresa poderá melhorar o atendimento para essas pessoas, de modo a consolidar os resultados.

Inadimplência

A inadimplência é um problema muito frequente nas empresas, mas pode ser fatal para as menores. Ter clientes que não pagam ou que quitam suas dívidas com atraso impacta o fluxo de caixa e todo o planejamento financeiro.

Por isso, um dos relatórios gerenciais de maior relevância é o que trata da inadimplência. Com as informações que ele reúne é possível conhecer quais são os consumidores que não estão em dia com o negócio e quais são os impactos dos atrasos.

Sua avaliação permite cobrar de forma eficiente, além de planejar ações para evitar que o problema se repita em outros cenários.

As empresas também devem gerenciar seus estoques, visando manter um saldo de produtos inteligente, sem falta  de produtos e sem excessos que comprometam o fluxo de caixa da empresa.

Elaborar e acompanhar relatórios e índices de desempenho e gerenciais ajuda as pequenas empresas a atingirem o sucesso. Ao utilizar essas ferramentas principais, a tomada de decisão será ainda mais assertiva.

Se quiser outras informações relevantes, veja como fazer a gestão empresarial com ótimo desempenho.

Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
Conheça os principais relatórios gerenciais para pequenas empresas
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