Embora seja um instituto tributário antigo, a substituição tributária ainda gera muitas dúvidas na mente dos empresários, gestores e até mesmo dos profissionais envolvidos diretamente com o assunto.

Por ser um item que reflete diretamente na arrecadação de impostos de uma empresa, sabemos que uma simples falha, erro de entendimento da legislação e no cálculo de guias pode gerar transtornos graves para empresa — inclusive condenações por tentativa de sonegação fiscal.

A falta de conhecimento é um dos principais causadores de erros relacionados à substituição tributária. Foi pensando nisso que resolvemos escrever este artigo. Nele você encontrará um guia completo sobre o assunto. Continue lendo!

O que é a substituição tributária?

Substituição tributária é o nome do instituto jurídico/tributário que atribui a responsabilidade pelo recolhimento do Imposto Sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) de toda a operação — até a chegada do produto nas mãos do consumidor final — ao contribuinte que deu origem à transação que gerou a incidência do referido tributo.

Geralmente, apenas uma empresa fica responsável pelo recolhimento do imposto devido em toda a cadeia, atuando ela como um substituto tributário sobre os demais contribuintes envolvidos na operação. Assim, esse instituto se concentra em indústrias, importadoras ou distribuidoras.

Para entender o funcionamento da substituição tributária, vejamos o exemplo de um fabricante de bebidas. Suponhamos que ele realiza a venda para uma empresa atacadista.

Nesse caso, o ICMS é pago integralmente por ele na venda para o distribuidor, dispensando o recolhimento deste, bem como dos pequenos mercados que são os responsáveis pela venda final.

Em outras palavras, isso significa dizer que o atacadista e o pequeno estabelecimento não precisarão se preocupar com o cálculo e o recolhimento do ICMS, uma vez que o produtor de bebidas já o realizou no início da operação.

Para que serve esse conceito?

Diante do exemplo supramencionado, algumas pessoas podem se perguntar: “será que o governo não está arrecadando menos tributos com a aplicação do instituto da substituição tributária”? É nesse ponto que muitos se enganam.

Primeiramente, a redução no número de fontes arrecadadoras não significa diminuição no montante de tributos recolhidos pelos contribuintes. O total de impostos é o mesmo que se cada um dos participantes da operação apurasse e pagasse sua própria guia.

Os objetivos do Governo ao criar tal instituto foram, principalmente, garantir o recolhimento dos tributos devidos em cada operação e receber pelos referidos valores de forma antecipada — como ocorre na substituição tributária “para frente”, a mais comum e sobre a qual ainda falaremos neste artigo.

Além de garantir o recebimento — e de forma antecipada —, a aplicação do instituto melhora a fiscalização por parte dos órgãos fazendários responsáveis. Dessa forma, eles podem centrar os seus esforços nas empresas que fazem os recolhimentos dos tributos, sem ter que analisar cada um dos participantes nas operações realizadas pela companhia.

Assim, a sensação de perda de arrecadação é falsa. O Governo jamais criaria um sistema de recolhimento tributário que reduzisse a sua capacidade tributante e, consequentemente, queda nas receitas geradas por tais operações.

Quando se aplica a substituição tributária?

Um dos principais erros que as empresas cometem está relacionado à aplicação da substituição tributária, principalmente em negócios que possuem muitos produtos — como distribuidoras. É fundamental que você saiba que a aplicação desse instituto está diretamente ligada à natureza do bem, do produto ou do insumo comercializado.

Assim, é perfeitamente possível que uma empresa apure e pague o ICMS normal, calculado de forma convencional, bem como o tributo com a substituição tributária, ou ICMS-ST, como é comumente conhecido no meio tributário.

Para saber se determinado produto é recolhido com a aplicação desse critério, você deve analisar a lista publicada pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), que é frequentemente atualizada, bem como os convênios firmados entre os entes federativos.

Como fazer o cálculo da substituição tributária?

Para realizar o cálculo da substituição tributária, a legislação determina a utilização de um valor presumido de varejo — ou seja, uma estimativa do valor do produto que será vendido na última etapa do ciclo para o consumidor final.

Esse valor é calculado mediante a aplicação de um percentual. Em outras palavras, o preço do produto deverá ser acrescido desse índice e, sobre esse valor, aplicada a alíquota do ICMS. Portanto, antes de prosseguir com o cálculo, veja o conceito de Margem de Valor Agregado (MVA), um item essencial para a apuração do ICMS-ST.

Trata-se basicamente da margem de lucro estimada pelo governo sobre determinado produto, desde o momento da sua saída do estabelecimento que apurará o tributo até o consumidor final. Assim, para calcular o ICMS-ST para operações realizadas dentro de um mesmo estado, por exemplo, basta aplicar a seguinte fórmula:

  • base de cálculo = (valor do produto + IPI, se houver + fretes + seguros etc – despesas) * percentual de MVA.

  • sobre o valor encontrado, aplica-se a alíquota interna do ICMS. Assim, temos o valor do tributo na substituição tributária.

Para operações ocorridas em âmbito interestadual, a situação muda um pouco. Nesse caso deve-se aplicar o conceito de MVA ajustada. Esse outro formato leva em consideração a alíquota do estado de origem e a do destino. Caso elas sejam iguais, não será necessário realizar tal ajuste.

Assim como a MVA comum, a ajustada também é fornecida pelos órgãos tributantes envolvidos nas operações que geram ICMS. Para obter o valor da base de cálculo nesse caso, basta aplicar a mesma fórmula mencionada — no entanto, é preciso informar a MVA ajustada e, em seguida, multiplicar pela alíquota interna do tributo.

É importante ressaltar que, no caso de empresas inscritas no regime de tributação do Simples Nacional, alguns estados oferecem alguns benefícios na aplicação da MVA.

Caso uma empresa do lucro real ou presumido comercialize um produto para uma empresa do Simples, por exemplo, a Margem de Valor Agregado pode ser reduzida. No entanto, é preciso verificar os convênios firmados e a legislação do ICMS em cada ente federativo.

Por fim, você precisa sempre contar com a ajuda de um bom contador para realizar essas operações. Ele é o profissional mais adequado para mostrar quando é cabível o instituto da substituição tributária, bem como os possíveis benefícios que sua empresa pode obter realizando determinados tipos de operação.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
Como fazer substituição tributária? Entenda mais!
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