O que você pensa quando escuta alguém falar sobre emissão de notas fiscais? Para muitos, o que vem à cabeça é burocracia, impostos, papel que as pessoas jogam fora.

Saber o que é uma nota fiscal (NF), sua importância, os tipos existentes e as consequências de não emiti-la é fundamental para qualquer empresa. Se você ainda está perdido nesse tema, para ajudá-lo reunimos aqui neste artigo todas as informações.

Ao final da leitura, você vai entender como pode organizar melhor sua empresa. Além disso, também pode guardar esse artigo completo como fonte de referência para consultar sempre que surgir qualquer dúvida. Bem simples, não é mesmo?

Então, vamos direto ao ponto?

O que é uma nota fiscal

A nota fiscal é um documento obrigatório, que serve para comprovar que sua empresa realizou uma venda, compra, tomou ou prestou algum serviço e outras transações. Nela, serão registrados valores do negócio e os impostos devidos ao Governo na operação. Existem diferentes tipos de tributos, que são direcionados às prefeituras, governo estadual e governo federal.

Além disso, ela deve conter a data de emissão, a especificação da mercadoria, quantidade e informações sobre o transporte dos produtos.

Principais tipos de nota fiscal

  • Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;
  • Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;
  • Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;
  • Nota Fiscal/Conta de Fornecimento D´água Canalizada, modelo 29,
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55;
  • Nota Fiscal Eletrônica Avulsa (NF-e Avulsa);
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, modelo 65.

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é uma inovação muito importante que surgiu para simplificar a emissão do documento, diminuindo despesas de obrigações acessórias aos contribuintes. Paralelamente, auxilia no aperfeiçoamento do controle fiscal pelas Administrações Tributárias.

Houve ainda sensível redução de custos com aquisição de papel e serviços gráficos especializados, além do impacto ambiental positivo. Também é possível mencionar outros custos que foram reduzidos em larga escala, tais como de envio e armazenamento das notas fiscais, mão de obra etc.

Além disso, ela possibilita maior confiabilidade, transparência e agilidade na consulta das informações. Grande parte das empresas é obrigada a emitir nota fiscal eletrônica, mas ainda existem exceções.

Para entidades não obrigadas a NF-e (MEI, produtor rural PF, leiloeiro, PJ e PF sem inscrição estadual, e contribuinte com atividades temporariamente paralisadas) a Nota Fiscal Avulsa pode ser solicitada na internet junto ao órgão competente. Algumas Prefeituras não adotaram o uso da Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e).

Assim como todo contrato é validado por uma assinatura, no ambiente virtual também existe um mecanismo específico para isso: a certificação digital. Essa assinatura possui validade jurídica e protege transações eletrônicas contra fraudes, ao possibilitar que empresas e pessoas se identifiquem digitalmente.

Ela é indispensável para a emissão de notas fiscais eletrônicas e está disponível em dois modelos:

  • A1 arquivo salvo no computador;
  • A3 arquivo em mídia física (cartão ou token).

Entenda melhor como funciona

Com as notas fiscais eletrônicas, o consumidor também é favorecido, ao ter a possibilidade de conferir a validade e autenticidade do documento recebido. A NFe e o CTe (Conhecimento de Transporte Eletrônico) precisam da assinatura do certificado digital para sua emissão, não sendo possível sem este. A competência desses documentos fiscais ficam a cargo da Secretaria Estadual de Fazenda de seu estado.

Já a NFSe de prestação de serviços é emitida on line no ambiente da Prefeitura do município onde a empresa está estabelecida, sendo competência dessa.

Desde este ano, software gratuito para essa emissão da NFe não é mais disponibilizado. Sendo assim, as empresas devem procurar no mercado alternativas que se encaixem com o seu ramo de atividade, necessitando também de uma boa assessoria contábil para a correta parametrização dos códigos fiscais e tributações.

Terceirizar a sua contabilidade é uma decisão inteligente que possibilita dedicar mais tempo para melhorar o desempenho de sua empresa. Entre inúmeros benefícios, você vai contar com equipe especializada, que tem conhecimento detalhado da legislação. 

Mas, antes de contratar o serviço, é importante avaliar o histórico da empresa, não focar apenas no valor que está sendo cobrado, mas na reputação que ela construiu no mercado.

Importância da emissão de notas fiscais

Por meio da Nota Fiscal, a empresa demonstra legalidade e deve enviar de forma correta os impostos devidos ao Governo, evitando pagamentos incorretos e passivos desnecessários. Isso gera maior confiança para os clientes do seu negócio, pois o documento é fundamental para assegurar os direitos dos consumidores, tais como garantia de produtos, especificações, entre outros.

Para a empresa que emite, outro benefício é organizar sua contabilidade, registrando detalhadamente o fluxo financeiro de mercadorias ou serviços e recolhimento de tributos.

Ao descumprir a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, a empresa também pode ser enquadrada em vários pontos da legislação por crimes contra a ordem econômica e tributária. Isso pode resultar em multa e até pena de reclusão dos responsáveis, ou seja, cadeia.

Outro aspecto que merece ser mencionado é o Código de Defesa do Consumidor, instituído pela  LEI 8.078, de 11/09/1990, que também baseia a relação entre cliente e empresa no que estiver determinado no documento fiscal. Assim, podem ser aplicadas diversas penalidades, caso haja divergência no produto ou serviço prestado.

Alguns estados e municípios instituíram mecanismos criativos para estimular os consumidores a exigirem a emissão de documento fiscal em suas compras. A contrapartida oferecida é devolução de parte dos tributos recolhidos, como forma de incentivo.

Basta informar o número do CPF (Cadastro Nacional de Pessoa Física) ou CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) no momento da compra. Também é preciso informar ao órgão responsável como desejam receber os créditos. Em alguns programas, inclusive, existe até a possibilidade de concorrer a prêmios em dinheiro.

Considerando a necessidade de organização e formalização das relações comerciais, a nota fiscal é de fato um instrumento indispensável para empresas, consumidores e especialmente para o setor público.

Como se habilitar para gerar a nota fiscal eletrônica

Falta, ainda, explicar como emitir a NFe. Embora seja um processo simples, a primeira emissão exige adequações como aquisição do certificado digital, realização de cadastro na Secretária da Fazenda do seu Estado e, como já sinalizamos anteriormente, o uso de software específico. São, portanto, três passos principais. Vamos detalhar cada um deles a seguir.

1. Aquisição do certificado digital

Não existe como gerar nota fiscal eletrônica sem um certificado digital. Ele é o instrumento que serve como a identidade virtual do emissor do documento fiscal, independentemente de ser uma pessoa física ou jurídica.

O certificado digital garante a validade jurídica e fiscal da transação. Além disso torna a operação como um todo mais segura, já que seu uso segue protocolos de segurança como a criptografia.

Para obter o certificado, é necessário escolher uma autoridade certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). A requisição pode ser feita em nome de pessoa física ou de pessoa jurídica.

Você terá, ainda, que optar por um dos modelos certificado. Os mais usados são os seguintes:

  • A1: modelo que fica armazenado no computador e tem validade de um ano;
  • A3: que fica armazenado em cartão ou token critográfico, sendo válido por até cinco anos.

Separe um dia na agenda para fazer esse procedimento, pois o certificado digital só é emitido com a validação presencial.

2. Realização de cadastro na secretaria estadual de fazenda 

O certificado digital será necessário, também, para que você consiga fazer o credenciamento junto ao órgão fazendário do seu Estado. Entretanto, é importante saber quais são as regras da sua localidade, pois cada Estado define seu próprio procedimento de credenciamento.

No Rio de Janeiro, por exemplo, o credenciamento pode ser feito pela Internet, mas é necessário ter o certificado digital. Além disso, a empresa precisa estar inscrita e habilitada no CADERJ. Feita a solicitação de credenciamento, a autorização ou negação são comunicadas em até três dias úteis.

3. Aquisição de software

Como já adiantamos, para emitir a nota fiscal é necessário possuir um software. É por meio dele que se faz a conexão com o órgão fazendário. Os programas gratuitos, oferecidos pelo fisco, já não estão mais disponíveis. Isso pode ser ruim por conta do custo de aquisição de um sistema.

Entretanto, a solução paga traz mais vantagens. O sistema básico e gratuito, por exemplo, não contemplava algumas funcionalidades interessantes, como armazenamento, integração de dados e preenchimento facilitado das notas. Um software desenvolvido para empresas costuma oferecer serviços adicionais.

As funcionalidades dependem de cada tipo de software. Vale a pena buscar por um que seja o mais automatizado possível, o que torna mais rápidas e simples as emissões, reduzindo, também, a ocorrência de erros humanos. 

Como emitir nota fiscal

Cumpridos todos os pré-requisitos, vem a etapa mais simples, que é a emissão das NFes, de fato. Vale frisar que quando dizemos que trata-se de um procedimento simples não estamos dizendo que requer menos cuidado. Pelo contrário, as informações precisam ser preenchidas com máxima atenção. Isso evita problemas com recolhimento de impostos e também reduz a necessidade de retificações.

Então, vamos lá. Há uma série de campos a serem preenchidos na nota fiscal, tais como dados do emissor e do destinatário, data, valores, natureza da operação etc. Em geral, não há muito o que errar nesse aspecto, especialmente se o software de emissão dos documentos já estiver vinculado à base cadastral da sua empresa.

O ponto crítico está no detalhamento quanto ao produto. Essa etapa requer conhecimento sobre codificações relacionadas à mercadoria. A classificação deve seguir a Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM). Trata-se de um conjunto de códigos específicos para cada modalidade de produtos.

É a partir da identificação do produto com base na NCM que serão estabelecidos os tributos incidentes sobre a operação. Erros no preenchimento do código podem acarretar em recolhimento tributário incorreto para mais ou para menos.

Se houver pagamento em valor superior ao previsto, pode-se tentar recuperar impostos pagos a mais. Entretanto, esse ajuste não é tão simples. Mas se o recolhimento for inferior ao devido, a sua empresa estará exposta ao risco de sofrer algum tipo de autuação do Fisco, caso ele entenda a falha como tentativa de sonegação fiscal. Portanto, fique bastante atento à emissão das suas notas. 

Por que é importante contar com apoio profissional

Como demonstramos, a emissão de notas fiscais tem grande importância para as empresas e, atualmente, esse procedimento pode ser feito de forma mais simples e rápida graças ao uso dos documentos eletrônicos.

Por outro lado, é cada vez mais necessário atentar para o preenchimento e envio corretos das notas fiscais. Os novos recursos tecnológicos facilitaram não só a vida do contribuinte, mas também dos órgãos de fiscalização. Atualmente, é possível identificar com mais precisão falhas e inconsistências, graças aos mecanismos de cruzamento de dados.

É nesse ponto que você expõe sua empresa a riscos que podem pesar bastante no bolso. Por isso, é tão importante saber como emitir notas fiscais no ambiente virtual. A segurança em todas as etapas deve ser a primeira preocupação de qualquer gestor. O problema é que o olhar do empreendedor ou mesmo de colaboradores encarregados de gerar a NFe está treinado o suficiente para identificar e evitar falhas.

serviço de contabilidade existe, justamente, para suprir essa lacuna. Isso se torna ainda mais crucial em organizações que não têm contadores trabalhando na sua estrutura interna. Por quê? Porque o profissional da contabilidade é o mais capacitado para conferir se o processo de emissão de notas fiscais está adequado às exigências legais.

A assessoria contábil atua, também, em outras frentes associadas à emissão de notas fiscais, como a recuperação de créditos tributários, quando for o caso. Esse é um procedimento que ajuda a reduzir o impacto da tributação no orçamento da empresa. É comum que muitas organizações deixem de aproveitar abatimentos ou retornos financeiros por desinformação. 

Os profissionais especializados que prestam assessoria contábil e tributária mantêm-se atualizados em relação à legislação tributária, que muda com frequência absurda. Aliás, você sabia que no Brasil são produzidas 30 novas normas tributárias por dia? Contar com serviços de assessoramento é uma das melhores formas de se prevenir contra os riscos legais.

Com certeza, as informações acima ajudaram a esclarecer muitas dúvidas que você tinha sobre emissão de notas fiscais. Entretanto, seu aprendizado deve ser constante em uma área em que sempre há mudanças significativas.

Por esse motivo, recomendamos a leitura do artigo que produzimos falando sobre os cuidados para tomar no momento de conferir a emissão de notas fiscais.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
A importância da emissão de notas fiscais para empresas
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