O que você pensa quando escuta alguém falar sobre emissão de notas fiscais? Para muitos, o que vem à cabeça é burocracia, impostos, papel que as pessoas jogam fora…

Saber o que é uma nota fiscal (NF), sua importância, os tipos existentes e as consequências de não emiti-la é fundamental para qualquer empresa. Se você ainda está perdido nesse tema, para ajudá-lo reunimos aqui neste artigo todas as informações.

Ao final da leitura, você vai entender como pode organizar melhor sua empresa. Além disso, também pode guardar esse artigo completo como fonte de referência para consultar sempre que surgir qualquer dúvida. Bem simples, não é mesmo?

Então, vamos direto ao ponto?

O que é uma nota fiscal

A nota fiscal é um documento obrigatório, que serve para comprovar que sua empresa realizou uma venda ou prestou algum serviço. Nela, será registrada a receita obtida e os impostos que foram recolhidos pelo Governo na operação. Existem diferentes tipos de tributos, que são direcionados às prefeituras, governo estadual e governo federal.

Além disso, ela deve conter a data de emissão, a especificação da mercadoria, quantidade e informações sobre o transporte dos produtos.

Principais tipos de nota fiscal:

  • Nota Fiscal/Conta de Energia Elétrica, modelo 6;

  • Nota Fiscal de Serviço de Comunicação, modelo 21;

  • Nota Fiscal de Serviço de Telecomunicações, modelo 22;

  • Nota Fiscal/Conta de Fornecimento D´água Canalizada, modelo 29,

  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), modelo 55;

  • Nota Fiscal Eletrônica Avulsa (NF-e Avulsa);

  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, modelo 65;

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica é uma inovação muito importante que surgiu para simplificar a emissão do documento, diminuindo despesas de obrigações acessórias aos contribuintes. Paralelamente, auxilia no aperfeiçoamento do controle fiscal pelas Administrações Tributárias.

Houve ainda sensível redução de custos com aquisição de papel e serviços gráficos especializados, além do impacto ambiental positivo. Também é possível mencionar outros custos que foram reduzidos em larga escala, tais como de envio e armazenamento das notas fiscais, mão de obra etc.

Além disso, ela possibilita maior confiabilidade, transparência e agilidade na consulta das informações. Grande parte das empresas é obrigada a emitir nota fiscal eletrônica, mas ainda existem exceções.

Para entidades não obrigadas a NF-e (MEI, produtor rural PF, leiloeiro, PJ e PF sem inscrição estadual, e contribuinte com atividades temporariamente paralisado) a Nota Fiscal Avulsa pode ser solicitada na internet junto ao órgão competente.

Assim como todo contrato é validado por uma assinatura, no ambiente virtual também existe um mecanismo específico para isso: a certificação digital. Essa assinatura possui validade jurídica e protege transações eletrônicas contra fraudes, ao possibilitar que empresas e pessoas se identifiquem digitalmente.

Ela é indispensável para a emissão de notas fiscais eletrônicas e está disponível em dois modelos:

  • A1 arquivo salvo no computador;
  • A3 arquivo em mídia física (cartão ou pen drive)

Entenda melhor como funciona

Com as notas fiscais eletrônicas, o consumidor também é favorecido, ao ter a possibilidade de conferir a validade e autenticidade do documento recebido. Esse modelo precisa da assinatura do certificado digital para sua emissão, não sendo possível sem este. 

Normalmente, a NFe de prestação de serviços é emitida pela Prefeitura do município onde a empresa está estabelecida. Já a NFe relativa à venda e transporte de mercadorias, fica a cargo da Secretaria Estadual de Fazenda.

Desde este ano, não está sendo mais disponibilizado o software gratuito para essa emissão. Sendo assim, as empresas devem procurar no mercado alternativas que se encaixem com o seu ramo de atividade, necessitando também de uma boa assessoria contábil para a correta parametrização dos códigos fiscais e tributações.

Terceirizar a sua contabilidade é uma decisão inteligente que possibilita dedicar mais tempo para melhorar o desempenho de sua empresa. Entre inúmeros benefícios, você vai contar com equipe especializada, que tem conhecimento detalhado da legislação. 

Mas antes de contratar o serviço, é importante avaliar o histórico da empresa, não focar apenas no valor que está sendo cobrado, mas na reputação que ela construiu no mercado.

Importância da emissão de notas fiscais

Por meio da Nota Fiscal, a empresa comprova que paga da forma correta os impostos devidos ao Governo. Isso gera maior confiança para os clientes do seu negócio, pois o documento é fundamental para assegurar os direitos dos consumidores, tais como garantia de produtos, especificações, entre outros.

Para a empresa que emite, outro benefício é organizar sua contabilidade, registrando detalhadamente o fluxo financeiro de mercadorias ou serviços e recolhimento de tributos.

Ao descumprir a obrigatoriedade de emissão de nota fiscal, a empresa também pode ser enquadrada em vários pontos da legislação por crimes contra a ordem econômica e tributária. Isso pode resultar em multa e até pena de reclusão dos responsáveis, ou seja, cadeia.

Outro aspecto que merece ser mencionado é o Código de Defesa do Consumidor, instituído pela  LEI 8.078, de 11/09/1990, que também baseia a relação entre cliente e empresa no que estiver determinado no documento fiscal. Assim, podem ser aplicadas diversas penalidades, caso haja divergência no produto ou serviço prestado.

Alguns estados e municípios instituíram mecanismos criativos para estimular os consumidores a exigirem a emissão de documento fiscal em suas compras. A contrapartida oferecida é devolução de parte dos tributos recolhidos, como forma de incentivo.

Basta informar o número do CPF (Cadastro Nacional de Pessoa Física) ou CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica) no momento da compra. Também é preciso informar ao órgão responsável como desejam receber os créditos. Em alguns programas, inclusive, existe até a possibilidade de concorrer a prêmios em dinheiro.

Considerando a necessidade de organização e formalização das relações comerciais, a nota fiscal é de fato um instrumento indispensável para empresas, consumidores e especialmente para o setor público.

Com certeza, as informações acima ajudaram a esclarecer muitas dúvidas que você tinha sobre emissão de notas fiscais. Entretanto, seu aprendizado deve ser constante em uma área em que sempre há mudanças significativas.

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Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
A importância da emissão de notas fiscais para empresas
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