Configurar um plano de contas de uma empresa é um dos principais passos — se não o primeiro — que a gestão precisa dar para estabelecer seu sistema de contabilidade. Todo empreendimento necessita (e deve!) saber de onde vem e para onde vai seu dinheiro. O plano de contas é uma das ferramentas que reúne e organiza esse tipo de informação.

Para ser efetivo, ele precisa ter a estrutura certa e trazer informações convenientes e atualizadas. Em razão da sua importância, criamos este post para servir como um miniguia para que você desenvolva o plano de contas para a sua empresa. Continue lendo e confira!

O que é o plano de contas de uma empresa?

O plano de contas é uma lista das contas que a empresa identificou previamente para o registro de operações em sua contabilidade geral. Ele dá um direcionamento aos trabalhos contábeis e serve como modelo para a confecção de demonstrações contábeis.

Além de organizar as finanças da entidade, o plano de contas também é usado para segregar despesas, receitas, ativos e passivos, a fim de proporcionar aos interessados uma melhor compreensão da saúde financeira da empresa.

A companhia também tem a flexibilidade para adaptar seu plano de contas para melhor atender às suas necessidades, incluindo a adição de contas, conforme as exigências.

Como o plano de contas pode ser organizado?

Dentro do plano de contas, as contas geralmente são apresentadas na seguinte ordem:

  • contas do balanço patrimonial: ativo, passivo, patrimônio líquido (acionistas);
  • contas da demonstração de resultados: receitas e despesas operacionais, bem como despesas e perdas não operacionais.

E, ainda, dentro das categorias de receitas e despesas operacionais, as contas podem ser organizadas pela função comercial — como produção, venda, administração, financiamento e outras — ou por divisões de empresas, linhas de produtos e similares.

O organograma da empresa pode servir de esquema para seu plano de contas. Por exemplo, se uma entidade divide seu negócio em dez departamentos — produção, marketing, recursos humanos e assim por diante —, cada departamento provavelmente será responsável por suas despesas (salários, suprimentos, telefone e afins).

Como configurar o plano de contas para uma pequena empresa?

Pequenas empresas não têm todas o mesmo quadro de contas, pois isso depende do tipo de negócio. Por exemplo, se o empreendimento for uma prestadora de serviços, talvez não precise ter uma conta de inventário, mas se for do ramo de vendas, deve incluí-la.

Ao configurar seu plano de contas, o gestor deve pensar no futuro, não apenas no presente. Pense no que sua empresa pode adquirir daqui a cinco ou 10 anos e inclua tudo em seu plano. Gastos com folha de pagamento, por exemplo, devem ser adicionados às contas futuras.

É necessário fazer um sistema de numeração para o plano de contas. Se o empresário utiliza um software contábil, seu plano geralmente precisa ter como base um sistema de numeração de quatro dígitos.

Muitas vezes, um bloco de números é atribuído a cada uma das categorias que compõem o plano de contas. E os dados em branco são deixados ao final, para que seja possível adicionar contas no futuro.

No plano de contas, as categorias citadas devem ser organizadas.

1. Ativo

É importante organizar o plano de contas tal como o formato do balanço da empresa. Essa categoria permite acompanhar o que a empresa tem. Ela pode começar, por exemplo, com o número 1000. Geralmente é esse o número que softwares contábeis utilizam.

Numere cada conta de ativos em sequência (como 1000, 1010, 1020 e assim por diante), com início nos ativos circulantes e continuidade para ativos fixos. Os ativos atuais devem incluir dinheiro em caixa, como dinheiro em contas de compras e reservas. Se a empresa vende ou presta serviços a crédito, deve ter uma categoria de contas a receber.

Há, ainda, os ativos imobilizados. Esses correspondem aos bens adquiridos que compõem o patrimônio do empreendimento. Imóveis próprios e veículos de uma frota entram nessa categoria. Entre os ativos intangíveis, estão softwares licenciados e estruturas que, embora não sejam físicas, compõem o funcionamento empresarial.

Após os ativos fixos, vale adicionar um espaço para a depreciação acumulada. Ela é sempre um número negativo no saldo e está diretamente relacionada aos ativos fixos da companhia, pois é o que está sendo depreciado. Não deixe espaço para quaisquer outras contas entre ativos fixos e depreciação acumulada.

Você pode ter uma depreciação acumulada por mais de um ativo fixo. É possível depreciar os imóveis, os veículos, os equipamentos e outros.

2. Passivo

Na categoria “Passivo” pode-se acompanhar as dívidas de curto e de longo prazos da empresa. Enumere essa seção a partir de 2000. Assim como na categoria “Ativo”, uma boa opção é seguir a forma tradicional do balanço na seção de desenvolvimento do passivo do plano de contas.

Faça uma seção de passivo circulante e outra para longo prazo. A seção de passivo circulante deve incluir contas de dívida de curto prazo, como:

  • contas a pagar,
  • dívidas com fornecedores;
  • contas de regularização;
  • impostos a recolher;
  • salários a pagar;
  • dívidas de cartões de crédito;
  • empréstimos de curto prazo.

Para melhorar a atuação financeira, vale a pena fazer provisões. Separar um montante para quitar valores extras, como 13º salário e férias, ajuda a equilibrar o fluxo de caixa. Ao integrar o plano de contas, esses elementos oferecem melhor visibilidade sobre o desempenho financeiro.

Inclua também um espaço para outras dívidas de longo prazo, como o financiamento de um imóvel, por exemplo, ou outras dívidas que durarão por anos.

3. Patrimônio líquido (acionistas)

As contas do patrimônio líquido incluem o investimento no negócio. No caso de decidir assumir outros investidores, devem ser incluídas contas de ações ordinárias e, talvez, ações preferenciais.

Tenha também uma conta para lucros acumulados e reservas. O capital social é uma inclusão positiva no plano de contas. Enquanto isso, o capital social a integralizar entra como despesa. Da mesma maneira, os prejuízos acumulados devem ser calculados de forma negativa.

As contas do patrimônio líquido geralmente se iniciam com 2000 e devem ficar abaixo do passivo.

4. Receitas

As receitas de vendas são a principal fonte de renda para a empresa e até mesmo as prestadoras de serviço devem considerar seu preço de venda. Normalmente, essa seção do plano de contas começa com 3000. Além dos valores obtidos por vendas e serviços, inclua uma conta para ganhos não operacionais.

Adicione uma conta para a receita dos juros de qualquer renda referente aos investimentos da sua empresa. Além disso, inclua os descontos de fornecedores, os custos de envio e de vendas, e os impostos incidentes diretamente sobre as vendas.

Na hora de montar um Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE), a inclusão desses gastos ajuda a identificar recebimentos e saídas que contribuem para o cálculo final.

5. Despesas

Essa é a última categoria do plano de contas e, normalmente, é numerada a partir de 4000. Uma maneira acessível de enumerar despesas é guiar-se pelos impostos ligados à atividade da companhia. E isso ainda facilita o trabalho no período de pagamento de tributos.

Crie uma conta para cada uma das despesas específicas da empresa e deixe vários espaços em branco, para o caso de precisar incluir contas futuramente. Nessa categoria, atribua números no intervalo entre 4000 e 4999 a cada conta.

Não somente nesse grupo, mas em todos os outros, é recomendável adaptar as identificações às exigências da empresa. Se as modificações forem muitas, vale criar um plano de contas contábil, que é o padrão, e um gerencial. O segundo atenderá a necessidades específicas e trará os resultados esperados.

Por que manter o plano de contas atualizado?

Tão importante quanto organizar a ferramenta corretamente é mantê-la atualizada. Afinal, a atuação financeira da empresa pode não ser a mesma ao longo do tempo. Com aumento nas vendas, troca de fornecedores ou novos ativos imobilizados, o plano também precisa se transformar.

A partir de uma revisão periódica, dá para garantir que tudo seja um reflexo consistente da realidade empresarial. Para se convencer definitivamente, veja os benefícios de manter os dados sempre em dia.

Garante a eficiência de atuação

Por si só, o plano de contas é uma forma de organizar estruturalmente as receitas e despesas de um empreendimento. Com uma análise vertical sistemática, ele é de grande auxílio para elaborar um DRE completo e compatível com o cenário, o que garante a eficiência.

Quando ele é atualizado, isso se torna ainda mais forte. Ter a certeza de que os dados são reais e conformes permite a elaboração de demonstrações com maior rapidez. Menos retrabalhos e conferências são exigidos e, com isso, há uma economia de tempo na conclusão das etapas.

Eventualmente, isso contribui para um ganho de produtividade e para a liberação da área contábil da empresa para a execução de tarefas estratégicas.

Ajuda a manter a regularidade fiscal

Calcular e pagar corretamente os impostos de um empreendimento não é uma tarefa muito fácil no Brasil. A grande quantidade de obrigações acessórias e de burocracia faz que o processo se torne muito mais demorado e caro do que deveria.

Nesse momento, a organização é a chave para o sucesso. Ao conhecer exatamente as receitas e os outros ganhos do negócio, por exemplo, é possível verificar os lucros e os valores de tributação. Com um plano de contas atualizado, portanto, é mais fácil calcular e quitar os tributos devidos.

Outro ponto interessante é que essa atuação contribui para a elisão fiscal ou para o planejamento tributário. Graças à análise dos resultados, dá para encontrar oportunidades de reduzir o pagamento de impostos de maneira totalmente legal. A partir daí, há melhores investimentos.

Contribui para a diminuição de custos

Se tempo é dinheiro, manter o plano de contas em dia é um jeito de diminuir os gastos. A princípio, isso tem a ver com a rapidez de atuação e análise, mas também está ligado aos erros.

Menos falhas, inclusive humanas, evitam custos com retrabalhos e até com multas. Como a regularidade fiscal é favorecida, há chances menores de sofrer com multas ou correções de emergência.

Há, então, um ciclo positivo: com menos despesas imprevistas, a ferramenta se torna pouco alterada e é mais fácil obter todos os benefícios de seu uso atualizado.

Aumento da transparência

Especialmente na hora de transmitir os resultados para os stakeholders, é fundamental que a gestão tenha uma comunicação transparente. Ao apresentar um plano de contas defasado, há riscos de desvios não observados estarem presentes e há menor segurança de análise.

Já com as informações atualizadas e como parte de uma conciliação, a visão fica muito clara. Isso oferece efeitos satisfatórios, de modo que não restam dúvidas sobre os valores relacionados ao empreendimento.

Favorece a análise de resultados

Acima de tudo, um bom plano de contas atualizado é fundamental para oferecer análises consistentes. Ao reconhecer quais são os custos, as receitas e o patrimônio líquido, por exemplo, fica simples decidir se é ou não o momento de investir.

Ter os dados sempre em dia também é fundamental para que a tomada de decisão seja adequada. Com as informações corretas, dá para ter a certeza de que uma escolha analítica realmente corresponde à realidade.

Tudo isso ajuda o empreendimento a seguir em frente, a buscar novos caminhos e a atingir seus objetivos. Eventualmente, o conjunto atualizado é determinante para consolidar os sucessos contábil e de atuação.

Por que é importante ter os funcionários certos?

Esse plano de contas é muito relevante, mas não faz todo o trabalho sozinho. Ele corresponde a uma radiografia do momento financeiro e contábil do empreendimento. Porém, somente o profissional certo pode dar um diagnóstico sobre a situação e indicar o que deve ser feito.

O principal responsável nesse sentido é o contador. Com uma abordagem cada vez mais gerencial, ele tem um papel determinante para oferecer os subsídios necessários para que as melhores decisões sejam tomadas.

Para que isso seja viável, é recomendável ter o apoio de um bom contador — que entenda o negócio e a solicitação de informação da empresa e de seus clientes internos. Ao compreender do que gestores, investidores, parceiros e bancos necessitam, o contador pode ajustar o plano de contas a essas exigências. 

Principalmente, se você não tem tempo, um bom contador pode criar seu plano de contas em uma linguagem simples, que você entende, e que ao mesmo tempo atenda as exigências do mundo corporativo.

De uma simples estruturação de informações financeiras, o elemento se torna uma das ferramentas indispensáveis para o sucesso.

Se você chegou até aqui, já conhece os elementos necessários para desenvolver o plano de contas de uma organização, tanto para o balanço patrimonial quanto para o DRE. Não deixe de mantê-lo atualizado e tenha os profissionais certos para obter os melhores efeitos!

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Confira também:

Kyvya Revoredo
Kyvya Revoredo é contadora, pós-graduada em comércio exterior pela UES. Gerencia a Contábil Rio, empresa com tradição no mercado de contabilidade desde 1955, executando um trabalho estratégico e utilizando as melhores práticas de redução de custos para as empresas.
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